Onboarding הוא תהליך של קליטת עובדים חדשים, על מנת לעזור להם להשתלב במהירות בחברה, מקצועית וחברתית. קליטת עובדים מסודרת מאפשרת להם להכיר את ערכי החברה ואת המוצרים או השירותים שלכם, ולפתח קשרי עבודה בריאים עם עמיתים לעבודה.
יצירת תוכנית השתלבות יעילה לאחר העסקת עובדים חדשים, תסייע לכם למשוך ולשמור על כישרונות מובילים. כך תעשו את זה נכון.
תכינו את הצוות להגעת עובדים חדשים
לפני היום הראשון של העובד או העובדת החדשים, תשלחו הודעה לכל העובדים – באופן אישי או באמצעות דואר אלקטרוני. ההכרזה צריכה לספר על תפקידם של עובדים חדשים, לתאר את הניסיון שלהם לעודד עובדים אחרים לקבל את פניהם.
כאשר עובדים מודעים לאנשי צוות חדשים מבעוד מועד, הם יכולים להיות מוכנים לסייע להם כבר ביום הראשון שלהם. זה חשוב מאוד, כדי לגרום לעובדים חדשים להרגיש רצויים.
תכינו את תחנות העבודה של עובדים חדשים מראש
אם אתם רוצים ליצור רושם ראשוני חיובי לגבי החברה, אתם צריכים לדאוג כי עובדים חדשים ימצאו תנאי עבודה מסודרים ומוכנים כבר ביומם הראשון. אם לא יקבלו את הכלים הדרושים להם כדי להצליח, הם עלולים להיות מאוכזבים ומתוסכלים.
אתם צריכים לסדר להם את תחנות העבודה, להגדיר להם את המחשבים, כתובות הדואר האלקטרוני ומספרי הטלפון, לספק להם את כל הציוד המשרדי הדרוש וכו'. זה יעזור להם להרגיש מוערכים כבר בתחילת הדרך, ויעניק להם מוטיבציה להיטמע במהירות וביעילות בחברה.
תוודאו כי יש להם את כל הגישות וההרשאות הדרושות
זה קשור לטיפ הקודם, אבל חשוב להדגיש: לא יעזור לעובדים שיהיה להם מחשב, אם לא יוכלו לגשת לכל התוכנות או הקבצים שהם צריכים. לכן, חשוב לוודא שיש להם הרשאות מסודרות, וכן שהם מקבלים שמות משתמש וסיסמאות לכל הכלים שדורשים הזדהות.
תכירו להם את האנשים החשובים
תקבעו פגישות של עובדים חדשים עם אנשי מפתח ומנהלי מחלקות, כבר ביום או בשבוע הראשון שלהם. הם אולי לא יזכרו את השמות של כולם, אבל המפגשים יעזרו להם להבין לאן ולמי עליהם ללכת, כדי להשיג את מה שהם צריכים. כמו כן, המפגשים יעזרו להם להבין כיצד החברה שלכם פועלת וכיצד הם יכולים לתרום ולהתפתח.
תכננו מפגש חברתי להיכרות
תארגנו ארוחת צהריים משותפת, או התכנסות לאחר העבודה, כדי שעובדים חדשים יזכו להיכרות מיידית עם חברי הצוות שלהם. מפגש כזה עוזר לשבור את הקרח, ומאפשר לעובדים להכיר את עמיתיהם החדשים בסביבה רגועה.
אתם אפילו לא צריכים לצאת מהמשרד בשביל הצעד הזה – אפשר להזמין אוכל מבחוץ, או לחילופי להתכנס בחדר ישיבות, כל אחד ואחת עם האוכל שלהם. קחו את הזמן להכיר עובדים חדשים אישית, ותאפשרו להם להכיר אחרים.
אם הם ירגישו מוערכים על ידי אנשי הצוות, הן ברמה האישית והן ברמה המקצועית, יש יותר סיכוי שיישארו לטווח ארוך.
תנו להם זמן להיכנס לעניינים
בשבוע הראשון של עובדים חדשים, צריך להתמקד בהדרכה. גם אם הם כבר מילאו את אותו התפקיד במקום אחר, אף חברה לא פועלת בדיוק באופן אופן. ההדרכה שלכם צריכה לכסות את חוקי החברה, תהליכים, נהלים וציפיות.
תפרטו לעובדים מה צפוי להם בתפקידם החדש, והם יידעו כי מדובר בארגון רציני שחושב קדימה. אתם יכולים אפילו להקצות להם חונכים (עובדי החברה), שיעזרו להם להתאקלם בתפקידם.
אל תשכחו לבצע מעקב
זהו שלב חשוב מאוד, ולמרות זאת מעסיקים רבים מוטים להתעלם ממנו. לא מספיק שקיבלתם את העובד או העובדת בידיים פתוחות וביעילות, אתם צריכים לעקוב אחר ההתקדמות שלהם בחודשים הראשונים.
תקבעו לעצמכם ביצוע מעקבים לאחר 30, 60 ו-90 ימים, מהגעת עובדים חדשים. גם אם אתם מרוצים ומרגישים כי העובדים לא צריכים הערכה, תיפגשו איתם. זו ההזדמנות שלכם ללמוד יותר על תהליך ההצטרפות לחברה שלכם, מנקודת המבט של העובדים. גלה מה הם אהבו ומה לא אהבו בתהליך שלך ובצע שינויים כראות עיניך.
לסיכום
אתם צריכים לא רק לגייס עובדים מוכשרים, אלא גם לוודא כי הם נקלטים היטב בחברה. תהיו סבלניים, תכננו דרך פעולה ותתמידו בה. תזכרו שהשבועות הראשונים יכול להשפיע על דעת העובדים החדשים על החברה, ולתת את הטון ליחסים שלהם עם העסק שלך בטווח הארוך.
